Second workshop summary

FANFAR gathered stakeholders for second co-design and training workshop on operational flood forecasting and alerts in West Africa

English

The FANFAR co-design working group gathered in Accra, Ghana to take part to the 2nd FANFAR co-design and training workshop on 9th-12th April 2019. The group represents 29 West African national and regional organisations within hydrology, disaster management and river basin management in addition to the consortium partners (all listed here and present on the group photo).

The workshop focussed on demonstration, practical training and feedback on the FANFAR operational flood forecasting and alert pilot system.

The system refinements carried out since September 2018 were explained, including: scheduled forecast production on Hydrology-TEP with the Niger-HYPE model, performance improvements of the World-Wide HYPE model, e-mail and SMS notifications, API data access, and improvements to the online visualisation portal (Figure 1).

Figure 1. Overview of a generic operational hydrological forecasting and alert system (left), and the specific FANFAR system components as of April 2019 (right). For more details, see here.

A large part of the workshop was dedicated to practical hands-on exercises on how to use the various components of the system, how to interpret its outputs, how to get support, and how to learn more. In parallel, critical feedback was gathered on all system components and the flood risk information produced in order to clarify stakeholder objectives and prioritize the continued system refinements. The summarized feedback is available here.

An important component of an operational forecasting system is a clear organisation and division of roles and responsibilities among parties. Hence, a few sessions were dedicated to clarify these roles and begin the dialogue on suitable division of roles in a future operational system.

The national and regional representatives also contributed to facilitate the continued improvement of the system by identifying critical flood-prone areas, and by sharing rating curves and local warning thresholds etc. These flood-prone areas will be specifically monitored during the rainy season 2019. Moreover, specific hydrometric gauges were identified from which real-time and/or historic streamflow and water level data should be made available to the forecasting system. Once available, these local observations will be used to improve the forecast accuracy.

All workshop participants were very enthusiastic about the FANFAR system and plans are already underway for testing it during 2019, for continuing the system refinements, and for gathering again at the 3rd workshop in early 2020.

Additional material


Français

Les 9 et 12 avril 2019, le groupe de travail sur la co-conception de FANFAR s’est réuni à Accra, au Ghana, pour participer au deuxième atelier de co-conception et de formation de FANFAR. Le groupe est composé de 29 organisations nationales et régionales ouest africaines dans les domaines de l’hydrologie, de la gestion des catastrophes et des bassins hydrographiques, en plus des partenaires du consortium (toutes répertoriées ici et photo de groupe).

L’atelier a été axé sur la démonstration, la formation pratique et le retour d’information sur le système pilote opérationnel de prévision et d’alerte du projet FANFAR.

Les améliorations du système effectuées depuis septembre 2018 ont été expliquées, notamment: la production programmée des prévisions sur Hydrology-TEP avec le modèle Niger-HYPE, les améliorations des performances du modèle World-Wide HYPE, les notifications par e-mail et SMS, l’accès aux données via l’API et les améliorations apportées au portail de visualisation en ligne (Figure 1).

Figure 1. Aperçu d’un système générique de prévision et d’alerte hydrologique opérationnelle (à gauche) et des composants spécifiques du système FANFAR à compter d’avril 2019 (à droite) Pour plus de détails, voir ici.

Une grande partie de l’atelier était dédiée à des exercices pratiques sur l’utilisation des différentes composantes du système, l’interprétation de ses résultats, l’obtention d’une aide et l’apprentissage. En parallèle, des commentaires critiques ont été recueillis sur toutes les composantes du système et les informations sur les risques d’inondation produites afin de clarifier les objectifs des parties prenantes et de hiérarchiser les améliorations continues du système. Le résumé des commentaires est disponible ici.

Un élément important d’un système opérationnel de prévision  est une organisation et une répartition claires des rôles et des responsabilités entre les parties. Par conséquent, quelques séances ont été consacrées à clarifier ces rôles et à entamer le dialogue sur une répartition appropriée des rôles dans un futur système opérationnel.

Les représentants nationaux et régionaux ont également contribué à faciliter l’amélioration continue du système en identifiant les zones critiques inondables, en partageant les courbes de tarage et les seuils d’alerte locaux, etc. Ces zones vulnérables aux inondations feront l’objet d’une surveillance spécifique pendant la saison des pluies 2019. De plus, des stations hydrométriques spécifiques ont été identifiées, à partir desquelles des données en temps réel et / ou historiques sur les débits des cours d’eau et les niveaux d’eau devraient être mises à la disposition du système de prévision. Une fois disponibles, ces observations locales seront utilisées pour améliorer la précision des prévisions.

Tous les participants à l’atelier étaient très enthousiastes à propos du système FANFAR et des plans sont déjà en cours pour le tester en 2019, poursuivre les améliorations du système et se réunir à nouveau lors du 3ème atelier début 2020.

Matériels supplémentaires:


Português

O grupo de trabalho de co-design do projeto FANFAR reuniu-se em Accra, Gana para participar no 2º workshop de co-design e formação FANFAR de 9 a 12 de abril de 2019. O grupo representa 29 organizações nacionais e regionais da África Ocidental em hidrologia, gestão de desastres e bacias hidrográficas, em adição aos parceiros do consórcio (todos listados aqui e presentes na foto do grupo).

O workshop centrou-se na demonstração, na formação prática e no feedback sobre o sistema piloto de previsão e alerta operacional de inundações FANFAR.

Foram explicados os aperfeiçoamentos do sistema realizados desde setembro de 2018, incluindo: previsões programadas de produção no sistema Hidrology-TEP com o modelo Niger-HYPE, melhorias de desempenho do modelo World-Wide HYPE, notificações por e-mail e SMS, acesso a dados por API e melhorias no portal de visualização online (Figura 1).

Figura 1. Visão geral de um sistema genérico de previsão e alerta hidrológico operacional (à esquerda) e os componentes específicos do sistema FANFAR a partir de abril de 2019 (à direita). Para mais detalhes, veja aqui.

Uma grande parte do workshop foi dedicada a exercícios práticos sobre como usar os vários componentes do sistema, como interpretar os seus resultados, como obter suporte e como aprender mais. Paralelamente, foi recolhido feedback crítico sobre todos os componentes do sistema e as informações de risco de inundação produzidas para esclarecer os objetivos dos stakeholders e priorizar as sugestões de melhoria contínua do sistema. Uma versão resumida do feedback recebido está disponível aqui.

Uma componente importante de um sistema de previsão operacional é uma organização clara e uma divisão de funções e responsabilidades entre as partes envolvidas. Assim, algumas sessões foram dedicadas à clarificação destes papéis e ao início do diálogo sobre a divisão adequada do papel de cada organização num futuro sistema operacional.

Os representantes nacionais e regionais também contribuíram para a melhoria contínua do sistema, nomeadamente através da identificação de zonas críticas propensas a inundações e da partilha de limiares de alerta locais. Essas áreas propensas a inundações serão especificamente monitorizadas durante a época de chuvas de 2019. Além disso, foram identificadas estações hidrométricas a partir das quais podem ser disponibilizados, ao sistema de previsão, dados em tempo real e/ou históricos do fluxo de água e do nível da água. Uma vez disponíveis, essas observações locais serão usadas para melhorar a precisão da previsão.

Todos os participantes do workshop ficaram entusiasmados com o sistema FANFAR e já existem planos em andamento para testá-lo durante o ano de 2019, para continuar com os aperfeiçoamentos ao sistema e para reunir novamente no terceiro workshop FANFAR no início de 2020.

Material adicional